Het bevorderen van de verdere ontwikkeling van digitalisering is een belangrijke uitdaging voor de binnenvaart. Zoals gesteld in de Verklaring van Mannheim die door de Centrale Commissie voor de Rijnvaart (CCR) is aangenomen, kan aldus worden bijgedragen aan de “concurrentiekracht, veiligheid en verduurzaming van de binnenvaart“. Bovendien heeft de Europese Commissie (EC) “een paradigmaverschuiving naar verdere digitalisering” als kerndoelstelling neergezet in haar actieplan voor de binnenvaart, NAIADES III.
 
Een van de overkoepelende thema’s is de invoering van elektronische documenten, met name voor de Rijn maar ook voor andere Europese binnenwateren. Dit is een belangrijk thema voor het Europees Comité voor de opstelling van standaarden voor binnenvaart (CESNI) en zijn werkgroepen voor informatietechnologieën (TI), technische voorschriften (PT) en beroepskwalificaties (QP). Tegen deze achtergrond is op 8 september 2022 een workshop gehouden over de invoering van elektronische documenten in de binnenvaart.
 

Bron: CESNI

“Elektronische documenten zijn belangrijk omdat ze kunnen bijdragen aan de veiligheid van de binnenvaart, aan de modal shift en aan de verdere integratie van de binnenvaart in de logistieke ketens. Dit kan door de administratieve lasten te verlichten of door het hele proces te ondersteunen,” aldus de voorzitter van de workshop, Christoph Plasil (voorzitter van de Werkgroep voor informatietechnologieën van CESNI).

 
De eerste doelstelling van de workshop was het bijeenbrengen van good practices met betrekking tot de invoering van elektronische documenten, zowel in de binnenvaart als in andere vervoerswijzen. Dankzij de lessen uit bestaande projecten of initiatieven kon een beter en meer systematisch inzicht worden verkregen in de voordelen, beperkingen en uitdagingen, ook tijdens de implementatiefase. Daarnaast had de workshop tot doel vast te stellen welk type elektronisch document kan worden aanbevolen of gebruikt voor enkele belangrijke documenten waarnaar in de CESNI-standaarden wordt verwezen.
 
Tijdens de workshop zijn verschillende voorbeelden van good practices – ook uit andere vervoerswijzen – gepresenteerd. Het E-CMR-project behelst de digitalisering van de ‘vrachtbrief’, een belangrijk document dat in het internationale wegvervoer wordt gebruikt. De onderneming Kiwa Digital Certification werkt aan de implementatie van een ISO-norm voor de digitalisering van persoonlijke documenten in de zeevaart, die op een smartphone kunnen worden gedownload. De onderneming Bluecentury ontwikkelt een platform voor het digitaliseren van diverse processen. Tijdens zijn presentatie heeft de softwareontwikkelaar zijn visie op de uitdagingen van de digitalisering belicht en aangegeven hoe hij in het algemeen beoogt hieraan het hoofd te bieden. De onderneming Danser heeft haar behoeften en resultaten op het gebied van de digitalisering van documenten voor containerschepen in de binnenvaart gepresenteerd. Hierdoor is een uniek inzicht verkregen in de visie van een grote vlootbeheerder die dagelijks met de uitdagingen van de digitalisering wordt geconfronteerd. De onderneming viadonau heeft een presentatie gegeven over ‘CEERIS’, een platform voor rapportage op corridorniveau dat door schippers of vlootbeheerders kan worden gebruikt. Het doel van het platform is de administratieve lasten te verlichten en grensoverschrijdende reizen langs de Donau te vereenvoudigen door ‘slechts één keer te melden’ en hierbij ‘slechts één keer gegevens in te voeren’.
 
Tijdens de workshop hebben ook de regelgevende instanties hun visie en beleid op het gebied van elektronische documenten gepresenteerd. De EC heeft het e-tools-initiatief toegelicht, dat gericht is op de digitalisering van bemanningsdocumenten. De CCR heeft de doorlopende ontwikkelingen in haar regelgeving belicht, waarbij informatie steeds vaker in elektronische vorm ter beschikking wordt gesteld. In dit verband werden twee voorbeelden aangehaald: enerzijds geldt de elektronische meldplicht nu voor een groot deel van de schepen op de Rijn en anderzijds kan een groot aantal documenten voortaan in elektronische vorm aan de politiediensten worden voorgelegd bij controles. Vanuit het perspectief van de regelgever is digitalisering een kans, maar ook een uitdaging.
 

“De noodzaak van openbare en open standaarden is herhaaldelijk benadrukt. CESNI kan hierbij een rol spelen, hoewel er al enkele standaarden bestaan. Een gemeenschappelijke uitlegging van de standaarden en een gemeenschappelijk begrip van de inhoud ervan zijn noodzakelijk om elke ruimte voor interpretatie te vermijden. Er is ook een regelgevingskader nodig om ervoor te zorgen dat elektronische documenten dezelfde waarde hebben als papieren documenten,” verduidelijkte Christoph Plasil.

 
Verschillende stakeholders in de binnenvaart, zoals het bedrijfsleven, havens, nationale autoriteiten en internationale organisaties, hebben tijdens de workshop deelgenomen aan een panelgesprek onder leiding van de heer Henk van Laar. Dit heeft geleid tot een transversale gedachtewisseling over:

• de mogelijke belemmeringen voor de invoering van elektronische documenten of procedures;
• de belangrijkste voordelen van het bevorderen van de verdere ontwikkeling van digitalisering in de binnenvaart;
• het in kaart brengen van nieuwe risico’s in verband met digitalisering;
• de belangrijkste verwachtingen op het gebied van digitalisering.

 
De mogelijke uitdagingen en moeilijkheden waaraan het hoofd moet worden geboden, vereisen een efficiënte infrastructuur en netwerkdekking langs de waterwegen, alsmede passende opleiding en voorzieningen voor bemanningsleden en controleautoriteiten. Ook de bescherming van persoonsgegevens en de cyberveiligheid moeten worden aangepakt. Voor de invoering van elektronische documenten is een stapsgewijze benadering nodig om een draagvlak te creëren en een snelle implementatie mogelijk te maken. Het is daarbij ook belangrijk de mens centraal te stellen in de digitalisering en ervoor te zorgen dat er voldoende menselijke interactie blijft plaatsvinden om een duurzaam vervoerssysteem voor toekomstige generaties veilig te stellen.
 
De invoering van elektronische documenten biedt enorme voordelen. Zo zou het feit dat de laatste relevante informatie overal, op elk moment en mogelijk in verschillende talen beschikbaar is, een grote troef kunnen zijn voor de binnenvaart. Dit zou ook de afgifte, intrekking en toegang tot certificaten vereenvoudigen. Bovendien zouden belangrijke handelingen gemakkelijk en op transparante wijze kunnen worden getraceerd. Ook de controles zouden vlotter kunnen verlopen en zo nodig op afstand kunnen worden uitgevoerd. Tot slot is het gebruik van elektronische documenten goedkoper en milieuvriendelijker.
 

“Er bestaan veel initiatieven, maar het sleutelwoord is ‘harmonisatie’. Harmonisatie van het beleid, van de tools, van de datasets, maar ook van de praktijken en van de procedures. Dit moet op internationaal niveau worden afgestemd, met de lidstaten van de EU, de CCR, de Donaucommissie of andere internationale organisaties,” concludeerde de heer Christoph Plasil.

 
De workshop is een belangrijke stap in de richting van een gemeenschappelijke visie op de invoering van elektronische documenten in de binnenvaart. De verschillende werkgroepen van CESNI zullen de belangrijkste elementen uit deze vruchtbare gedachtewisseling analyseren en verwerken, om aanbevelingen op te stellen voor de geleidelijke invoering van elektronische documenten in de binnenvaart.
 
Over de workshop
 
De CESNI-workshop vond plaats op 8 september 2022 in het Palais du Rhin te Straatsburg en kon online worden gevolgd. De workshop werd voorgezeten door de heer Christoph Plasil, lid van de Oostenrijkse delegatie in CESNI. Ongeveer 100 personen – 55 in Straatsburg en 45 online – hebben aan de workshop deelgenomen. De verscheidenheid aan deelnemers, die afkomstig waren uit elf verschillende landen, met diverse achtergronden (binnenvaartbedrijfsleven, vaarwegbeheerders, havenautoriteiten, verladersorganisaties, rivierencommissies, internationale binnenvaartorganisaties, enz.) heeft tot een productieve en uitgebreide gedachtewisseling geleid.